Pomoc / najczęstsze pytania
Jak dodać pierwszą fakturę?
Masz trzy drogi: ręcznie („Dodaj sprzedaż" / „Dodaj koszt"), wgrywając PDF (BOTAX odczyta dane przez OCR — sprawdź i zapisz) albo importem z KSeF / wyciągu bankowego. Przy fakturze sprzedaży numer podpowiadamy z Twojej numeracji; sumy i VAT liczą się automatycznie.
Jak wygenerować pierwszy JPK_V7?
Wejdź w „Eksport JPK", wybierz miesiąc i podaj dane do nagłówka (e-mail, telefon, kod urzędu skarbowego). BOTAX zbierze faktury z danego okresu (pomijając proformy i zaliczki) i utworzy plik XML zgodny z oficjalnym schematem Ministerstwa Finansów. Plik wysyłasz na bramkę MF (np. e-mikrofirma / program księgowy).
Czym różni się JPK_V7M od JPK_V7K?
V7M to rozliczenie miesięczne — co miesiąc plik z ewidencją i deklaracją. V7K to rozliczenie kwartalne: ewidencję (wykaz faktur) składasz co miesiąc, ale deklarację (część z kwotami do zapłaty) tylko za ostatni miesiąc kwartału (marzec, czerwiec, wrzesień, grudzień). W BOTAX wybierasz to w ustawieniach firmy: „Rozliczenie VAT: miesięcznie / kwartalnie". Kwartalny VAT przysługuje m.in. małym podatnikom.
Jestem na ryczałcie — gdzie mam ewidencję przychodów?
Gdy forma opodatkowania to ryczałt, w menu „Faktury" pojawia się „Ewidencja przychodów (XLSX)". Plik zawiera tylko sprzedaż (ryczałt opodatkowuje przychód, nie dochód), z kwotami w kolumnie Twojej stawki ryczałtu i sumą. To podstawa do PIT-28. Firmy na zasadach ogólnych / liniowym mają zamiast tego KPiR.
Czemu zaliczka na podatek wyszła tak wysoka?
Kilka typowych powodów: (1) w danym miesiącu było dużo sprzedaży, a mało kosztów; (2) przy skali podatkowej zaliczkę liczymy narastająco od początku roku, więc po przekroczeniu progu potrafi skoczyć; (3) brak zaksięgowanych kosztów — dodaj faktury kosztowe, jeśli jakieś pominąłeś. Kwoty w kokpicie są orientacyjne — ostateczną wartość potwierdza księgowa.
Jak podpiąć KSeF?
W „Ustawieniach KSeF" wklejasz token KSeF firmy. Domyślnie działa środowisko testowe (do prób). Aby wysyłać faktury produkcyjnie, potrzebny jest token PROD wygenerowany w portalu KSeF (Profil Zaufany) i przełączenie środowiska na PROD. Możesz też włączyć automatyczny import faktur z KSeF (codziennie lub co tydzień) — duplikaty są pomijane.
Wysłałem fakturę do KSeF i „wisi" — co robić?
Otwórz fakturę i kliknij „Sprawdź status KSeF" — BOTAX dopyta KSeF, czy faktura została przyjęta (wtedy pojawi się UPO). Jeśli wysyłka się nie powiodła, zobaczysz przycisk „Ponów wysyłkę". Jest bezpieczny: gdy faktura ma już numer referencyjny KSeF (czyli tam dotarła), BOTAX tylko sprawdzi status — nie wyśle jej drugi raz.
Co to jest UPO?
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to elektroniczny dowód, że KSeF przyjął Twoją fakturę. Pojawia się po zaakceptowaniu faktury — możesz je pobrać z modułu dokumentu („Pobierz UPO"). Warto je przechowywać jako potwierdzenie wystawienia.
Jak zaimportować wyciąg bankowy?
W „Faktury → Import wyciągu bankowego" wgrywasz plik w formacie MT940 (eksport z bankowości internetowej) lub CSV. BOTAX wczyta wpływy i spróbuje dopasować je do faktur sprzedaży. Dopasowanie potwierdzasz ręcznie — dopiero wtedy faktura zostaje oznaczona jako opłacona. Ponowny import tego samego pliku nie tworzy duplikatów.
Co oznaczają GTU i MPP?
GTU to kody grup towarów/usług (GTU_01–GTU_13) — oznaczasz nimi w JPK sprzedaż wybranych kategorii (np. paliwa, elektronika, usługi doradcze). Większość faktur ich nie ma — zostaw puste, jeśli nie dotyczą. MPP (mechanizm podzielonej płatności) dotyczy faktur powyżej 15 000 zł z towarami/usługami z załącznika 15. Oznaczenia ustawisz przy fakturze w sekcji „Oznaczenia GTU / MPP".
Paragon czy faktura — jak to księgować?
Paragon z NIP do 450 zł to faktura uproszczona — jest pełnoprawnym dokumentem i wchodzi do JPK. Powyżej 450 zł paragon nie daje prawa do odliczenia VAT — poproś sprzedawcę o zwykłą fakturę. Nota (np. księgowa) jest poza VAT i nie trafia do JPK. BOTAX rozpoznaje te typy przy OCR i odpowiednio je traktuje.
Faktura w obcej walucie — skąd kurs?
BOTAX automatycznie pobiera kurs NBP z dnia poprzedzającego datę powstania obowiązku podatkowego i przelicza kwoty na PLN. Jeśli NBP chwilowo nie odpowiada, zobaczysz komunikat „Kurs NBP chwilowo niedostępny" — spróbuj ponownie za chwilę.
Po co weryfikacja VIES i biała lista?
VIES sprawdza, czy kontrahent z UE jest aktywnym podatnikiem VAT-UE (ważne przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych). Biała lista MF potwierdza polskiego kontrahenta i jego numer konta. Jeśli VIES chwilowo nie odpowiada, możesz zapisać fakturę bez walidacji — sprawdzisz później.
Dostaję przypomnienia mailowe — co z nimi?
BOTAX przypomina o terminach: VAT (25.), zaliczka na podatek (20.) i składki ZUS. W mailu są orientacyjne kwoty do zapłaty / przepisania do PUE ZUS. Przypomnienia możesz wyłączyć w „Moje konto → Przypomnienia mailowe". Aby je otrzymywać, potwierdź najpierw swój adres e-mail (baner u góry kokpitu).
Czy muszę wysyłać faktury do KSeF ręcznie?
Nie musisz. Faktury sprzedaży możesz wysłać sam — pojedynczo lub zaznaczając kilka („Wyślij do KSeF"). Jeśli tego nie zrobisz, BOTAX codziennie o 22:00 automatycznie wyśle wszystkie wystawione, jeszcze niewysłane faktury sprzedaży. Faktury pobrane z KSeF (np. wystawione w innym programie) nie są wysyłane drugi raz.
Jak rozliczyć zakup sprzętu (środek trwały)?
Sprzęt do 10 000 zł możesz zaksięgować bezpośrednio w kosztach. Droższe składniki majątku dodajesz w „Środki trwałe", a BOTAX nalicza amortyzację — odpisy automatycznie pomniejszają dochód (zaliczkę PIT) i trafiają do KPiR jako koszt. Metody: liniowa, jednorazowa (mały środek) i jednorazowa de minimis. Dotyczy KPiR (zasady ogólne / liniowy); na ryczałcie nie amortyzuje się, bo opodatkowany jest przychód.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Co do zasady: odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich firm od 1 lutego 2026, a wystawianie faktur w KSeF — od 1 kwietnia 2026 dla większości przedsiębiorców (w tym jednoosobowych działalności). Najwięksi podatnicy (sprzedaż ponad 200 mln zł w 2024 r.) wystawiają w KSeF już od 1 lutego 2026, a najmniejsze firmy mają okres przejściowy do końca 2026 r. BOTAX obsługuje i odbiór (import), i wysyłkę faktur do KSeF.
Mam inne pytanie
Napisz na kontakt@botax.pl — postaramy się pomóc.